Bedrijfsvoering

HRM

Formatie en kwaliteit op niveau brengen
Om een objectief inzicht te krijgen in de achtergronden van de hoge werkdruk, heeft een extern bureau enkele jaren geleden onderzocht hoe de formatieomvang en -lasten (zowel eigen medewerkers als inhuur) van onze provincie zich verhouden tot die van vergelijkbare provincies. De conclusie daarvan is dat de totale formatielasten van onze provincie 11% lager waren dan die van vergelijkbare provincies. Intussen hebben we structureel middelen toegevoegd en fors geïnvesteerd in de organisatie.
Door middel van het jaarprogramma krijgen we geleidelijk inzicht in de daadwerkelijke inzetbare formatie. Het systeem is nog niet 100% volledig maar geeft ons wel een beeld dat de geconstateerde achterstand nog niet is ingelopen. De beschikbare kwaliteiten op de arbeidsmarkt is hier een van de oorzaken van, naast het verloop binnen de organisatie. We streven ernaar medewerkers kwalitatief op te leiden en in te zetten op hun kwaliteiten.
Dit vraagt ook een andere aanpak van vacatures die we uit zetten. We hebben in het afgelopen half jaar goede ervaring opgedaan met zogenaamde brede werving. Vacatures niet meer uitzetten op een specifiek profiel maar meer generiek. Door onder andere interne opleidingen kunnen we deze medewerkers specifieker inzetten.
Om een deel van die achterstand in te halen en de formatielast op een meer vergelijkbaar niveau te brengen als dat van de andere provincies, is in het coalitieakkoord opnieuw een structurele verhoging van de personele budgetten van € 1,35 mln. toegekend, met daarbovenop een ruimte van € 0,5 mln. per jaar gedurende deze coalitieperiode voor de extra inzet die nodig is voor de uitvoering van het coalitieakkoord.

Doorontwikkeling organisatie
Natuurlijk gaat het er vooral om dat de organisatie goed is toegerust voor de taken waarvoor zij zich gesteld ziet. En dat hangt zeker niet alleen af van de omvang van het ambtenarenapparaat. Het gaat ook om de manier van werken, om de kennis en vaardigheden van de mensen die onze organisatie vormen. Dat is ‘het gezicht’ van de provincie naar buiten en bepaalt hoe succesvol we onze provinciale rol invullen. Die kwaliteiten van de organisatie moeten goed aansluiten op waar de samenleving behoefte aan heeft. En dat verandert mee met de samenleving. Het vraagt voortdurende aandacht om te kunnen blijven voldoen aan de eisen van de tijd. Onder de noemer ‘Doorontwikkeling organisatie’ worden verschillende trajecten uitgevoerd om de organisatie daarvoor beter toe te rusten. Deze richten zich vooral op gedrag, de cultuur en de manier van (samen)werken.

Diversiteit en inclusie
Als moderne werkgever en regenboogprovincie investeert de provincie in het versterken van de diversiteit en inclusie binnen de organisatie. Want door elkaars verschillen te erkennen, te waarderen, en te benutten, vergroten we de kwaliteit van ons werk en van de organisatie.
In een periode van meerdere jaren blijven we bouwen aan een organisatie waarin iedereen zich veilig en geaccepteerd voelt en mee kan doen op basis van eigen kwaliteiten, competenties en eigenschappen. Onder het motto ‘Er is meer dan je ziet’ bieden we een uitgebreid programma van activiteiten gericht op bewustwording, dialoog en het versterken van inclusieve vaardigheden. Ook organiseren we jaarlijks de Diversity Week met boeiende sprekers en workshops.

Verduurzaming woon-werkverkeer
De provincie Flevoland is ondertekenaar van het Klimaatakkoord en deelnemer aan de nationale Coalitie Anders Reizen. Als lid van de coalitie heeft de provincie beloofd zich in te spannen voor het reduceren van de CO2 uitstoot in het woon-werkverkeer en de dienstreizen van haar medewerkers. Als participant in de Vervoerregio Amsterdam heeft Flevoland zich gecommitteerd aan het verminderen van de congestie op de wegen in het regiogebied.
Aanvullend op bestaande voorzieningen voor de verduurzaming van het woon-werkverkeer, overweegt de provincie extra maatregelen die bijdragen aan het behalen van de gewenste doelen. Als basis dienen de uitkomsten dienen van een te houden onderzoek naar de motieven en voorkeuren van medewerkers in hun reisgedrag en keuze van vervoermiddel.   
 
Participatiewet
Als regenboogprovincie heeft Flevoland diversiteit en inclusie hoog in het vaandel staan. Dit vertaalt zich onder meer in het aanstellen van medewerkers uit de doelgroep van de Participatiewet. Als waardevolle collega’s die een vast onderdeel van de organisatie zijn, leveren participatiemedewerkers een belangrijke bijdrage aan het werk van de provincie. Gelet op de huidige krapte op de arbeidsmarkt is het daarom nog meer van belang dat we het arbeidspotentieel van deze collega’s optimaal benutten en behouden. Deze krapte doet zich helaas ook voor in de beschikbaarheid van participatiemedewerkers zelf. Samen met de toenemende omvang van de organisatie, zorgt dit ervoor dat extra inspanningen nodig zijn om in de toekomst de quotumnorm van de Participatiewet te blijven halen.

Regionale samenwerking
De samenwerking tussen alle Flevolandse overheden in het kader van Samen Maken We Flevoland (SMWF) heeft zijn vruchten afgeworpen. Samen met het Rijk hebben de Flevolandse overheden afspraken vastgelegd  in de Strategische Agenda Flevoland (SAF). Provincie Flevoland en alle regionale partners leveren actief inzet voor het Kernteam Regio Flevoland, dat de regionale samenwerking  coördineert en faciliteert en de strategische belangen van Flevoland behartigt. Naast actieve inbreng in het Kernteam Regio Flevoland is actieve inbreng vanuit de organisatie nodig om de Strategische Agenda Flevoland uit te voeren en te actualiseren (rollende agenda). Door het integrale karakter van SMWF en SAF is deze inzet grotendeels opgenomen via formatie en budget voor beleidsteams, bestuursondersteuning, opgaveteams, directie, etc. De bestuurlijke coördinatie en inzet in de Bestuurlijke Contactgroep Samen Maken We Flevoland wordt ondersteund. De BCG richt zich op de interne en externe afstemming en bewaking van de voortgang op de realisatie van de SAF, de betrokkenheid van partners en volksvertegenwoordiging. en wordt de realisatie van de SAF gecoördineerd. Ten behoeve van het Kernteam Regio Flevoland wordt inzet van 0,6 fte programmaleider en 0,4 fte projectleider voorzien.

Interne beheersing en rechtmatigheid

Rechtmatigheidsverantwoording (RMV)
In de Rechtmatigheidsverantwoording (RMV) legt GS in de jaarrekening verantwoording af over het gevoerde beleid met betrekking tot de rechtmatigheid van de financiële beheershandelingen. De ervaring die is opgedaan bij het opstellen van de RMV in 2024, worden betrokken bij de doorontwikkeling van het proces in 2025.
De uitkomsten van de in opdracht van GS uitgevoerde verbijzonderde interne controles, vormen de basis voor de onderbouwing en het uiteindelijke rechtmatigheidsoordeel van GS in de jaarrekening. In het voorgeschreven verantwoordingsmodel worden bij het overschrijden van de verantwoordingsgrens (vastgelegd in de financiële verordening) alle niet rechtmatig tot stand zijn gekomen baten, lasten en balansmutaties die de rapporteringsgrens overschrijden (eveneens vastgelegd in de financiële verordening) opgenomen. De accountant controleert de getrouwheid van de RMV.
In de paragraaf 'Bedrijfsvoering' van het jaarverslag worden alle afwijkingen die in de RMV zijn opgenomen  nader toegelicht. Ook als de rechtmatigheidsafwijkingen lager zijn dan de door de PS vastgestelde verantwoordingsgrens, maar wel de rapporteringsgrens overschrijden worden deze opgenomen en nader toegelicht in de paragraaf 'bedrijfsvoering'. De toelichting gaat in op de omvang van de fouten, de oorzaken, eventuele verklaringen en de te nemen of reeds genomen maatregelen om deze afwijkingen in de toekomst te voorkomen.

Monitoring uitvoering rekenkamer-aanbevelingen
De recente onderzoeken van de Randstedelijke Rekenkamer worden gemonitord. Bij het Jaarverslag 2024 wordt deze monitor opgeleverd. Op deze wijze kunnen PS volgen hoe de overgenomen aanbevelingen zijn uitgevoerd.

Digitalisering en Informatievoorziening

Het inzetten van de digitale transitie voor onze opgaven, onze digitale economie en de digitalisering van de provinciale organisatie maakt van de digitale transitie een meervoudige opgave en raakt alle opgaven, beleidsterreinen en onze wettelijke taken en hiermee de hele provinciale organisatie. Daarom vraagt dit om een aanpak die de brug slaat het naar het tastbaar en toepasbaar maken van digitalisering voor onze opgaven, onze digitale economie, onze provinciale organisatie en al onze taken. We creëren een weerbaar digitaal fundament langs de resultaatgebieden ‘veilige connectiviteit en toegang’, ‘digitale weerbaarheid’ en de ‘werkplek van de toekomst’ en ‘de implementatie van de Wet Digitale Overheid (WDO)’.

De alsmaar groter worden cyberdreiging op zowel onze eigen ICT infrastructuur als de fysieke infrastructuur (bruggen, sluizen en wegen) vraagt in wetgeving om proactieve maatregelen ten behoeve van bewustwording en (her)inrichting van processen en systemen om onze organisatie te beschermen. We dragen vanuit de systemen zorg voor het zo goed mogelijk beschermen van onze overheidsinformatie maar moeten de menselijke factor niet vergeten. Daarom is bewustwording ook een essentieel onderdeel uit het uitvoeringsplan ‘Digitale Weerbaarheid’ en zorgen we ervoor dat privacy conform de wetgeving geborgd.

In de Perspectiefnota 2025-2028 hebben we aangegeven dat we onze Cloud dienstverlening gaan aanbesteden zodat onze infrastructuur niet alleen veiliger wordt maar tegelijkertijd wendbaarder en meer flexibel. Dat is nodig om veilig gebruik te kunnen maken van nieuwe technologische ontwikkelingen zoals Artificiële Intelligentie en optimaal digitaal samen te kunnen werken. Dit is in het kader van een opgavegerichte vorm van organiseren nodig om adaptief te kunnen zijn en tegelijk te voldoen aan compliance en wettelijke verplichtingen. Tegelijkertijd is dit de transitie en ontwikkeling van een documentgedreven organisatie naar een datagedreven organisatie die bijdraagt aan het integraal werken en de doorgroei naar een netwerkorganisatie. Onze ambitie is dit samen met de Flevolandse gemeenten en het Waterschap te organiseren.

Inkoop en aanbesteding

We voeren op basis van het vastgestelde inkoopbeleid aanbestedingstrajecten. Op basis van dit beleid worden deze aanbestedingen mede beoordeeld op aspecten van Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen en waar dat van toepassing is aspecten als Klimaat- en Milieubewust inkopen, Circulair inkopen, Sociaal inkopen en Ethisch inkopen. Het element Sociaal inkopen omvat de inzet vanuit de Participatiewet/ Quotumwet en het toepassen van social return, diversiteit en inclusie.

Algemene verordening gegevensbescherming (AVG)

Privacy geborgd
We geven uitvoering aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de bijbehorende Uitvoeringswet (UAVG). In de organisatie wordt permanent aandacht besteed aan het thema privacy en het verwerken van persoonsgegevens. In 2025 worden trainingen aangeboden op het gebied van de privacy-regelgeving. Daarnaast wordt per casus een advies gegeven. Op deze wijze worden de medewerkers bewust gemaakt van privacyaspecten en zijn ze in staat privacy te waarborgen in de uitvoering van het werk en bij het aangaan van samenwerkingsverbanden.

Wet open overheid

Woo per fase geïmplementeerd in de organisatie
De samenleving vraagt steeds vaker transparantie en openheid van de overheid.  Per 1 mei 2022 is de Wet open overheid in werking getreden. De provincie Flevoland wil met een meerjarig programma toegroeien naar een effectief transparante en goed toegankelijke overheid. Dit vraagt van een ieder een ander grondhouding en bewustwording ten aanzien van het creëren en opslaan van informatie. Bijvoorbeeld door informatie, beleidsvoornemens en besluiten te verwoorden in begrijpelijke taal en inachtneming van privacy gegevens. Maar ook door heldere afspraken te maken over de opslag en uitwisseling van data. We richten daarvoor een datalandschap in dat maximaal in dienst staat van samenleving en de integrale opgaven. De elementen in dit landschap proberen we goed op elkaar aan te laten sluiten.
In de organisatie wordt via programmasporen de invoering van de Woo gerealiseerd, de komende tijd bijvoorbeeld:

• ambtelijk vakmanschap: bewustwording, opleiding;
• organisatie en beleid; de implementatie van kaders, richtlijnen en governance;
• processen en (management)informatie optimaliseren, met name aan de voorkant openbaarmaking goed inregelen en daarop sturen;
• systemen en tooling, zoals search engine, anonimiseringstool, sjabloongenerator, maar ook verplicht aansluiten op het landelijke publicatieplatform Woo-index.

Wet open overheid: zie verder separate paragraaf Openbaarheid .

Verbouwing huis van de provincie  
PS hebben in 2023 een investeringskrediet beschikbaar gesteld van € 3 mln. voor een verbouwing van het provinciehuis. Vanuit het perspectief van bestuurlijke vernieuwing en een transparante overheid hebben PS bepaald hoe zij het gebruik van het provinciehuis willen ontwikkelen tot het provinciale huis van de democratie. In ronden we de 2025 voorbereiding op de aanbesteding af en start de aanbestedingsfase.
In 2025 wordt verder geïnvesteerd in het duurzaam karakter van het provinciehuis. We worden gasloos. De eigen opwek van energie wordt tevens vergroot middels het plaatsen van de solar carports waarmee ons energieprofiel verbetert.
Het gebouw wordt zo ingericht dat naast de provincie ook andere organisaties, zoals medewerkers van het Rijk, van andere overheden en verbonden partijen gebruik kunnen maken van werkplekken en andere voorzieningen. Tegelijkertijd wordt geïnvesteerd in faciliteiten die nodig zijn om eigentijds, opgave- en gebiedsgericht samen te werken bijvoorbeeld in ateliervorm, digitaal te overleggen, ontmoetingen te regelen.

Overige provinciale vestigingen
De steunpunten worden eveneens duurzaam verbeterd qua energievraag en -opwek, dit moet resulteren in een prettiger werkklimaat en verbeterd (minimaal) energielabel A. Hiermee geven we invulling aan de voorbeeldrol van ons als overheid. Het voormalig provinciale paviljoen op de Floriade heet inmiddels Proeflokaal Flevoland en wordt ingezet als locatie voor samenkomsten, werkbijeenkomsten, ontmoetings- en vergadercentrum.